DPO esterno per PMI: quando è obbligatorio e cosa fa

Il DPO (Data Protection Officer, in italiano Responsabile della protezione dei dati) è la figura che il GDPR prevede per controllare che un’azienda tratti i dati personali nel rispetto delle regole. Per molte PMI e microimprese la prima domanda è semplice: devo nominarlo?

Quando il DPO è obbligatorio

L’articolo 37 del GDPR rende obbligatoria la nomina in tre casi:

1. il trattamento è svolto da un’autorità pubblica o da un organismo pubblico;
2. l’attività principale dell’azienda richiede il monitoraggio regolare e sistematico delle persone su larga scala;
3. l’attività principale consiste nel trattamento su larga scala di categorie particolari di dati (ad esempio dati sanitari) o di dati relativi a condanne penali.

Fuori da questi casi la nomina è facoltativa. Resta comunque obbligatorio rispettare il GDPR: registro dei trattamenti, informative, sicurezza dei dati, gestione delle violazioni. Molte aziende nominano un DPO anche senza obbligo, perché qualcuno deve comunque presidiare questi adempimenti.

Cosa fa il DPO

L’articolo 39 del GDPR ne elenca i compiti principali:

• informa e consiglia l’azienda e i dipendenti sugli obblighi in materia di protezione dei dati;
• sorveglia il rispetto del GDPR e delle procedure interne, anche con audit e formazione;
• dà pareri sulla valutazione d’impatto (DPIA) quando serve;
• collabora con il Garante ed è il punto di contatto per l’autorità e per gli interessati.

Il DPO deve essere indipendente: non riceve istruzioni su come svolgere i suoi compiti e riferisce al vertice dell’azienda. I suoi dati di contatto vanno pubblicati e comunicati al Garante.

DPO interno o DPO esterno

Il GDPR permette di nominare un dipendente o un professionista esterno con un contratto di servizio. Per una PMI o una microimpresa, il DPO esterno è spesso la scelta più sensata:

• evita conflitti di interesse, che sono frequenti quando il DPO è anche chi decide i trattamenti;
• porta competenze aggiornate senza formare una persona da zero;
• costa meno di una figura dedicata.

Privacy e AI Act: il nuovo obbligo

Dal 2 febbraio 2025 l’articolo 4 dell’AI Act chiede alle aziende che usano sistemi di intelligenza artificiale di garantire un livello sufficiente di alfabetizzazione del personale che li usa. Chi già gestisce la privacy è nella posizione migliore per gestire anche questo obbligo: le regole su quali dati dare all’AI sono le stesse.

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Da dove partire

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Questo articolo è un’informazione generale e non sostituisce una consulenza sul caso specifico.